Mikor produktivitásról beszélünk, mindig szóba kerül a legfőbb akadály, az idő. Hogy lehet jól beosztani az időt? Hogy végezhetünk el ugyanannyi idő alatt kétszer annyi feladatot, mint a munkatársaink vagy a versenytársaink? Íme, 11 trükk, hogyan uraljuk az időnket. Plusz van egy jó és egy rossz hírünk:

„A rossz hír az, hogy repül az idő. A jó hír, hogy te vagy a pilóta.” – Michael Altshuler

Az ultra-produktívak:

1. Nem foglalkoznak kétszer ugyanazzal

A produktív emberek nem halogatják a feladatokat, hanem megoldják őket, amint lehet.

2. Felkészülnek a következő napra mielőtt hazamennek

Nap végi utolsó feladatként összegzik az aznap elvégzett feladatokat és összerendezik a másnapi teendőket. Ez a néhány perces feladat nagy segítség a következő munkanap hatékony indításához. A bölcs Benjamin Franklin szavaival élve: „Minden szervezésre szánt perc egy óra nyereség.”

3. „Békát esznek”

„Békát enni” annyit jelent, mint olyat tenni, amit nagyon nem szeretnél és legszívesebben a lehető legtávolabbi időpontra halasztanád. Ha viszont már a nap elején letudod az ilyen ügyeket, sokkal produktívabban tudod majd csinálni a többi feladatot és nem kell halogatnod a teendőket.

4. Jól kezelik a „tegnapra kell” feladatokat

A mindenféle apró-cseprő elintéznivalók, feladatocskák, amik azonnali figyelmet követelnek teljesen szétzilálhatják a munkafolyamatot, amiben éppen elmerültél. Szétforgácsolják a figyelmed és kevésbé tudsz haladni az igazán fontos dolgokkal. A produktív emberek megtanulták félretenni, leosztani ezeket a teendőket.

5. Megbeszélésen is ragaszkodnak a napirendhez

Talán nincs is rosszabb az irodai munka világában, mint naphosszat értelmetlen, hasztalan, elnyújtott megbeszéléseken részt venni. Ha kezdeti és befejező időpontot is meghatározunk (és ragaszkodunk is hozzá), akkor a résztvevők is összeszedettebben vesznek részt, az idő nyomása pedig fokozottabb koncentráltságot eredményez, ami a hatékonyság növekedéséhez vezet. A produktív emberek uralják az idejüket. Ahogy Michael Altshuler mondta: „A rossz hír, hogy repül az idő. A jó hír, hogy te vagy a pilóta.”

6. Nemet mondanak

Amikor valamit nem tudnak elvállalni bátran nemet mondanak. Nem kerülgetik a forró kását félrebeszéléssel, eltereléssel. A Kaliforniai Egyetem kutatói készítettek egy felmérést, amiből kiderül, hogy azok, akik mernek nemet mondani sokkal felszabadultabban és produktívabban tudják végezni a munkájukat.

7. Csak előre betervezett időben nézik az emaileiket

Az ultra-produktív emberek nem hagyják, hogy az email folyamatos figyelemelterelőként funkcionáljon. A napirendben külön fenntartanak időt az emailek olvasására, megválaszolására.

8. Egyszerre csak egy dologgal foglalkoznak

A Stanford Egyetem kutatói részletes kutatást végeztek a témában. Munkásságuk eredménye alapján elmondható, hogy az emberi agy egyszerre csak egy dologra tud koncentrálni. Ha valaki egyszerre több dologra próbál figyelni, az lassabban fogja tudni kiválogatni a releváns információkat és összeszedettebbek.

9. Félre tudnak vonulni

Van egy olyan munkatársuk, beosztottjuk, akiben megbíznak és rá tudják bízni a teendőket, hogy ha éppen nincsenek ott legyen aki foglalkozik a feladatokkal. Vezetőként akár az információszűrést is rá lehet bízni, így csak az olyan információk jutnak el hozzánk, amikkel tényleg nekünk kell foglalkoznunk.

10. Leosztják a feladatokat

Az ultra-produktívak elfogadják a tényt, hogy nem ők az egyetlen okos, tehetséges emberek a cégben és ennek megfelelően rá mernek bízni feladatokat a kollégáikra is.

11. Hasznot húznak a technológiából

Sok kritikát kap a technológia a figyelmünk szétzilálása miatt, ugyanakkor ha okosan használjuk abban is segíthet, hogy jobban koncentráljunk. Például olyan programok használatával, amik segítenek szűrni az információt. Az IFTTT-vel (https://ifttt.com/) beállíthatjuk, hogy ha egy különleges ügyfelünk ír nekünk emailt, akkor küldjön egy értesítést a telefonunkra. Így nem kell egész nap az emaileinket figyelni, viszont az igazán fontos dolgokról azonnal értesülhetünk.